Тайм-менеджмент: 13 методів управління часом, як не шукати 25 годину в добі

Постійно не вистарчає часу і хочеться знайти ще 1 годину в добі? Рішення є! Це грамотний тайм менеджмент. Далі розповім про 13 різних методів керування часом, розповім як ними користуватися та планування час так, щоб і встигнути все і виспатись нормально). Як бонус розкажу про 5 цікавих книг для більш глибокого вивчення тайм- менеджменту.

Для зручності скористайтеся змістом приємного читання

Розберемося: що таке тайм-менеджмент

Тайм менеджмент – це набір навичок, методів та стратегій для ефективного управління своїм часом, з метою досягнення більш високої продуктивності та досягнення поставлених цілей. Це включає у себе планування, організацію та контроль виконання завдань відповідно до пріоритетів, установлення реалістичних термінів та ефективного використання часу.

Метод помідора для керування часом “Pomodoro”

Методика “Pomodoro”- це одна з найпопулярніших технік тайм-менеджменту я сам її використовую навіть зараз поки пишу цю статтю) дана методика дозволяє ефективно керувати часом та підвищувати продуктивність роботи. Ця методика є ефективним інструментом управління часом, який дозволяє підвищити продуктивність роботи. Це досягається завдяки роботі в інтервалах часу, зазвичай по 25 хвилин, з короткими перервами між ними, після яких настає тривала перерва:

• Виберіть завдання, яке потрібно виконати. Важливо визначити, що саме ви хочете зробити протягом наступних 25 хвилин і встановіть таймер. Це може бути будильник на телефоні або будь що іше.
• Розпочніть роботу над завданням. Протягом наступних 25 хвилин спрямуйте всю свою увагу на виконання цього завдання.
• Після закінчення 25 хвилин відзначте це на папері або в додатку. Це допоможе вам відстежувати вашу продуктивність та зрозуміти, які завдання ви здатні виконувати за певний проміжок часу.
• Зробіть коротку перерву тривалістю 5 хвилин. Використайте цей час, щоб відпочити, розтягнутися або зробити щось інше, що не пов’язано з роботою.
• Повторіть цей процес ще 3 рази, а після 4-го циклу зробіть тривалу перерву тривалістю 15-30 хвилин.

Якщо в процесі виникає вагома потреба відволіктися на щось, постарайтеся повернутися до роботи як найшвидше.

Метод тайм- менеджменту: Квадрат Ейзенхауера (Eisenhower Matrix)

Методика тайм менеджменту “Eisenhower Matrix” – це інструмент для ефективного планування часу та прийняття рішень, розроблений президентом США Дуайтом Ейзенхауером. Цей метод дозволяє відокремити важливі завдання від тих, що не є настільки важливими, і сконцентруватися на тих, які мають найбільший пріоритет.

Написаний вами список справ розбийте по наступних категоріях:

1. Важливі та термінові – робота, яку потрібно виконати вже. Це завдання потребують негайної уваги та виконання. До цієї категорії можуть належати критичні проекти, термінові завдання або нагальні проблеми.
2. Важливі, але не термінові – завдання, які не потребують негайного виконання, але мають велике значення для досягнення довгострокових цілей. Ці завдання можуть включати розвиток нових проектів, навчання або підготовку до майбутніх заходів.
3. Термінові, але не важливі – завдання, які не мають значущого впливу на досягнення основних цілей. Ці завдання можуть включати сортування пошти, відповіді на неважливі дзвінки або відвідування соціальних мереж.
4. Не термінові та не важливі – завдання, які просто відволікають від основної роботи та не мають значення для досягнення основних цілей. Наприклад, це може бути перегляд новин, або соціальні мережі на вільний час.

Для керування часом методом квадрату Ейзенхауера необхідно визначити, до якої категорії відноситься кожне ваше завдання, та пріоритезувати їх за рівнем важливості та терміновості.

“Getting Things Done” (GTD)

Суть системи GTD, або Getting Things Done, полягає в тому, щоб допомогти вам довести роботу до кінця. Ця методика використовується у тайм-менеджменті і у роботі з інформацією. Однак, GTD потребує суворої дисципліни та самодисципліни, що може не підійти кожному. Зберігайте всі завдання та ідеї у зручному для вас місці.

Як користуватися методом GTD:

• Збирайте всю інформацію про свої завдання в папці “Inbox”. Це може бути файл на комп’ютері або паперовий блокнот.
• Сортуйте інформацію в Inbox та розподіляйте її по різних категоріях, наприклад, “Робота”, “Навчання”, “Дім” і т.д.
• Кожній задачі з Inbox присвоюється певний статус. Якщо з цією інформацією можна нічого зробити, то вона або віддаляється, або переноситься в базу знань, або відправляється в розділ “коли-небудь”.
• Друга частина Inbox – це інформація і справи, що вимагають ваших дій. Якщо справа займає менше двох хвилин, то її варто виконати відразу.
• Решта справ плануються на певний час, або відкладаються (але теж на чітко визначений термін, в ідеалі – з позначкою в календарі) або передаються комусь.
• Коли ви закінчили розподіляти справи, починайте їх виконувати.

Терміни в методі GTD:
Inbox – це папка або місце збереження, де ви збираєте всі свої завдання та ідеї.
Context – контекст описує місце та час, коли ви зможете виконати завдання.
Next action – це перша конкретна дія, яку потрібно виконати, щоб почати виконуват

Використання методики “Getting Things Done” допомагає зберігати організованість та ефективність у керуванні часом завданнями та проектами.

Метод керування часом Eat That Frog

Методика “Eat That Frog” (з англ. “з’їсти ту жабу”) – це техніка, розроблена відомим американським експертом з питань бізнесу та особистісного розвитку Браяном Трейсі. Суть методу полягає в тому, щоб починати робочий день з найскладнішої та неприємної задачі, яка може стати справжньою “жабою”, що не дає спокою.
Методика “Eat That Frog” включає наступні кроки:

• Спочатку створіть список всіх завдань, які потрібно виконати протягом дня.
• Пріоритети: потім необхідно визначити, які завдання є найважливішими та мають найбільший пріоритет.
• “З’їсти ту жабу”. Найскладніше та найнеприємніше завдання його потрібно виконувати першим. Воно може викликати стрес, проте після його виконання ви почуватимете себе більш впевнено.
• Після виконання найскладнішого завдання потрібно спланувати час на наступні кроки та перейти до виконання простіших та менш важливих завдань.

ABC- метод керування часом

Метод тайм-менеджменту “ABC” – це стратегія, яка допомагає пріоретизувати завдання та керувати часом шляхом класифікації завдань за пріоритетами. Спосіб базується на законі Паретто 20% дій дають 80% результату.

У цьому методі використовуються три категорії:

A – Завдання важливі та термінові. Ці завдання є найважливішими їх слід виконати в першу чергу, негайно.
B – Завдання важливі, але не термінові. Ці завдання є менш терміновими, але важливі. Можете їх виконувати після завдань категорії “A”.
C – Завдання не важливі, але термінові. Можуть включати неважливі термінові завдання, які можна робити пізніше. І таких сходинок може бути скільки завгодно хоч цілий алфавіт.

Після класифікації завдань, виконуєте їх відповідно до категорії. Завдання “A” мають бути виконані першими, тому що їх пріоритет найвищий. Потім можна перейти до завдань категорії “B”, “C”. і так далі.

Метод керування часом Айві Лі “The Ivy Lee Method”

Методика тайм-менеджменту “The Ivy Lee Method”розроблена американським менеджером Іві Лі в першій частині 20 століття. Цей метод базується на тому, щоб допомогти людям зосередитися на найважливіших завданнях і підвищити їх продуктивність.

Метод складається з таких кроків:

• Ввечері напишіть список із 6 завдань максимум, які треба виконати наступного дня.
• Розташуйте ці завдання в порядку їх важливості, від найбільш важливих до менш важливих.
• Наступного робочого дня, працюйте над першим завданням до тих пір, поки не виконаєте його повністю. Потім переходьте до наступного.
• Якщо якісь завдання не встигли виконати, додайте їх до списку наступного деня.

Цей метод тайм менеджменту дозволяє зосередитися на найважливіших завданнях, які допоможуть досягти ваших цілей. Він також допомагає уникнути перенавантаження, що дозволяє краще керувати своїм часом.

Метод “1600”

Метод Тайм менеджменту “1600” є стратегією планування часу, що використовує принцип зосередженості для досягнення максимальної ефективності. Цей метод передбачає розподіл робочого дня на чотири блоки по 90 хвилин кожен, що усього складає 360 хвилин або 6 годин. В кожному з цих блоків вам необхідно зосередитися на виконанні одного виду завдань, що дозволяє використовувати час максимально ефективно та зберігати концентрацію на тривалий період часу.

Після кожних 90 хвилин необхідно зробити коротку перерву, щоб відновити концентрацію та зберегти енергію. Це дозволить вам продовжувати працювати на повну потужність, не знижуючи якості виконання завдань.

Цей метод може бути корисним для тих, хто хоче підвищити ефективність свого робочого дня та зосередитися на виконанні одного виду завдань протягом тривалого періоду часу. Важливо також забезпечити собі достатньо часу на перерви та відпочинок, щоб зберегти енергію та концентрацію на тривалий період часу. З цим методом ви можете досягти більшої продуктивності та ефективності в роботі, зберігаючи при цьому своє здоров’я та енергію.

Техніка часових блоків

Метод “Timeboxing” – це чудовий спосіб керувати часом та підвищити ефективність, який дозволяє визначити фіксовані проміжки часу для виконання завдань. Цей метод може бути особливо корисним для тих, хто має труднощі зі зосередженістю та продуктивністю, оскільки він дозволяє відділити час на певний період часу і зосередитися на виконанні конкретних завдань.

Одна з основних ідей полягає в тому, щоб призначати фіксовані блоки часу для виконання завдань, які називаються “боксами”. Ці бокси можуть бути визначені різними способами, включаючи тривалість, тему або тип завдання. Прикладом можуть бути 30-хвилинні бокси для відповідей на електронну пошту, 60-хвилинні бокси для написання звіту або 90-хвилинні бокси для вивчення нового матеріалу. Після закінчення кожного “боксу” виконавець переходить до іншого завдання або групи завдань.

Етапи використання методу “Timeboxing”:

• Створюємо список завдань на початку дня або тижня.
• Призначте фіксований час на кожне завдання або групу. Це може виглядати так: 25 хвилин, 30 хвилин, 45 хвилин або більше, залежно від складності завдань та вашої продуктивності. Це може виглядати як простий розпорядок дня.
• Додайте хронометраж наприклад:
  • 10:00 – 12:30 – завдання 1
  • 12:30 – 13:00 – завдання 2
  • 13:00 – 13:40 – Завдання 3
• Почніть виконувати завдання відповідно до призначеного часу. Якщо ви не закінчили завдання, перенесіть його на наступний “бокс”.
• Після кожного “часового боксу” рекомендується зробити коротку перерву, щоб відпочити та зосередитися на наступному.

Спосіб The Action Method

Метод “The Action Method” є однією з технік тайм-менеджменту, розробленою компанією Behance. Цей метод заснований на принципі розбиття проектів на окремі дії, які потрібно виконати. Після цього створюється список з цих дій, і кожній з них присвоюється термін виконання. Такий підхід дозволяє керувати часом та ефективно планувати свої дії, не втрачаючи зосередженість на більш загальному завданні.

Метод “The Action Method” передбачає декілька етапів його використання:

• Спочатку вам необхідно розбити проект на окремі дії або завдання, які потрібно виконати для досягнення цілі. Ці дії повинні бути конкретними та чітко сформульованими.
• Потім створіть список дій для кожного проекту. Кожна дія повинна бути короткою та конкретною, щоб ви могли зосередитись на конкретних завданнях, які потрібно виконати.
• Надайте кожній дії термін виконання або дедлайн. Це дозволить вам зберігати контроль над вашими проектами та забезпечувати своєчасне виконання завдань.
• Періодично перевіряйте свій список дій, щоб забезпечити, що всі завдання виконані вчасно та не пропущені. Це допоможе вам зберігати ефективність та продуктивність у ваших проектах.

Batching(Дозування)

Метод “Batching” – це метод керування часом, який може заплутати розум та викликати певну заплутаність в діях. Основна ідея полягає в тому, щоб групувати подібні завдання разом і виконувати їх пакетом замість того, щоб виконувати їх поодинці в різний час. Здавалося б, це звучить просто, але дійсно, це дещо заплутаний метод.

Основні етапи використання цього методу:

• Розбийте завдання на групи, по схожості або тематиці. Ви повинні проаналізувати всі свої завдання, щоб знайти спільні риси та групи, що потребують виконання. Цей етап може зайняти дуже багато часу та вимагає від вас пильності та уваги.
• Виберіть блок часу для виконання пакету завдань. Цей етап може бути заплутаним, оскільки ви повинні вибрати блок часу, який підходить для виконання кількох завдань, а не тільки одного.
• Виконуйте пакети завдань вибраним часом. Цей етап може бути важким, оскільки ви повинні виконувати кілька завдань одночасно та уважно контролювати свій прогрес.
• Перевірте результати виконання пакету завдань та оцініть ефективність методу. Цей етап є дуже важливим, оскільки він дозволяє вам оцінити ефективність методу “Batching” та зробити зміни до свого підходу, якщо необхідно.

В цілому, метод “Batching” може бути корисним для керування часом та збільшення продуктивності.

Метод “Напівсиру”

Метод Напівсиру,або “The Swiss Cheese Method” – це варіант тайм-менеджменту, який полягає в тому, щоб розбити велику задачу на менші частини і працювати над ними поетапно.

Основні етапи керування часом за допомогою методу “The Swiss Cheese Method”:

• Розбийте велику задачу на менші частини або етапи.
• Виберіть один з етапів та зосередьте свою увагу на ньому.
• Зробіть кілька кроків для вирішення цього етапу, використовуючи метод “напівпробурювання”, тобто працюйте з цілеспрямованістю та усвідомленням, але не розглядайте всю задачу в одному великому контексті.
• Після виконання кількох кроків поверніться до всієї задачі та оцініть свій прогрес.
• Повторіть етапи 2-4 для наступного етапу та продовжуйте, поки вся велика задача не буде вирішена.

The Loop Schedule

Перевагою методу “The Loop Schedule” є те, що він допомагає створити ритм і стабільність у розкладі. Тобто, заздалегідь призначені дні для різних груп завдань. Цей спосіб керування часом допомагає створити звичку, яка стає автоматичною. Наприклад, якщо в тебе завжди вівторок призначений для особистого життя, то з часом ти станеш привикати до цього і вже автоматично будеш дотримуватися цього розкладу, не задумуючись про це.

• Для початку потрібно створити список завдань, які потрібно виконати. Потім ці завдання діляться на кілька груп, наприклад:
  • робота
  • особисте життя
  • розвиток
  • спорт тощо.
• Далі визначається, який день тижня буде приділений кожній групі завдань.

За прикладом, у понеділок виконуються завдання, що пов’язані з трудовою діяльністю, у вівторок – з особистим життям, у середу – з розвитком, у четвер – зі спортом та так далі. Кожне завдання з кожної групи виконується через певний проміжок часу, наприклад, кожні два тижні чи кожний місяць.

Суть полягає у тому, що завдання входять в цикл та повторюються через певний проміжок часу. Таким чином, зосередженість на невеликих, регулярних завданнях зберігає мотивацію та продуктивність.

Наприклад, якщо є завдання з розвитку, можна призначити час для вивчення нової мови програмування, читання книги або слухання вебінару кожний вівторок ввечері. Таким чином, зосереджуватися на невеликих, але регулярних кроках, допоможе досягти поставлених цілей.

Піраміда Бенджаміна Франкліна

Метод керування часом Піраміда Франкліна техніка, придумана Бенджаміном Франкліном, відома як “спрямована в майбутнє”. Вона орієнтується на те, що потрібно зробити, замість того, щоб зосереджуватися на поточній діяльності, що дозволяє організувати її більш ефективно. Саме Франклін став авторм відомої фрази: “Час – це гроші”. Піраміда виглядає отак:

• Життєві цінності — це фундамент вашого планування, на якому кожен будує свою життєву стратегію. Матеріальні блага є нормальною цінністю, але важливо знайти також і духовні. Щоб присвятити себе тому, що вас дійсно цікавить та робить щасливим.
• Глобальна мета — це максимально бажана мета у житті, яка повинна відповідати визначеним раніше життєвим цінностям.
• Генеральний план — покроковий план, який вказує, як досягти глобальної мети.
• Довгостроковий план — планування на кілька наступних років, для досягнення конкретних цілей, що наближають до глобальної мети.
• Короткостроковий план – це план на кілька тижнів максимум декілька місяців, щоб досягти конкретної мети. Наприклад для вступу до хорошого вузу з подальшим бажанням політичної кар’єри, потрібно приділити час підготовці до тестування та здачі профільних іспитів.
• План на день або тиждень є найменшою одиницею в досягненні глобальної мети. Наприклад, для футболіста це може бути тренування ударів, з різних ділянок поля тощо.

Усвідомте Цінність свого часу

Час це найцінніший ресурс який неможливо відновити чи купити він рухається тільки вперед. Час можна вкладати в різні справи і отримувати все, що завгодно: гроші, стосунки, освіту і тд.Тому важливо вміти його ефективно використовувати, щоб досягнути те чого бажамо.

6 книг про тайм менеджмент

1. “Чотири тисячі тижнів” автор Олівер Беркмен — британський журналіст і письменник, який у 2015 році отримав нагороду за найкращу наукову історію року.
2. “The 7 Habits of Highly Effective People” Стівена Кові – це одна з найбільш відомих книг про тайм-менеджмент. Автор ділиться 7 навичками ефективних людей та пропонує практичні поради, які можна втілити у життя.
3. “Getting Things Done” Девіда Аллена – це книга, в якій автор пропонує свою систему організації та планування часу. Книга дає практичні поради, які допоможуть зберігати високу продуктивність.
4. “Atomic Habits” Джеймса Кліра – книга про те, як розвивати корисні звички та позбутися шкідливих. Автор пропонує практичний підхід до формування нових звичок та пояснює, як вони впливають на продуктивність та тайм-менеджмент.
5. “Eat That Frog!” Автор: Брайан Трейсі – це книга про те, як приступати до найважливіших справ з першого ранку. Автор ділиться своїми порадами та стратегіями, які допоможуть зосередитися на найважливішому та досягти більшої продуктивності.
6. “Deep Work” Кела Ньюпорта – книга розповідає про те, як зосередитися на складних завданнях та бути максимально концентрованим. Книга пропонує практичні поради, які допоможуть зосередитися та зберегти продуктивність протягом часу.

Висновок

Тепер ви вмієте ефективно керувати своїм часом. Розумієте, як поставити пріоритети, спланувати день, рік і більше, освоїли ефективні техніки тайм-менеджменту. Тепер головне не зволікайте, напишіть план на завтрашній день!